События - один из самых эффективных инструментов продвижения. События способны одновременно решать задачи брендинга, продаж, HR и PR и другие более точечные задачи, например - представить нового лидера компании рынку, рассказать историю создания фирмы потенциальным приверженцам бренда, увеличить лояльность к компании, собрать подписчиков в социальные сети, каналы и базы, сгенерировать лиды для отдела продаж и многие др.

В этой статье разберём, что входит в услугу «под ключ», какие этапы проходит команда и какие реальные выгоды получает бизнес.

Что значит «организация мероприятия под ключ»?

Это полный цикл работ, когда подрядчик отвечает за всё:

• Написание сценария и концепции события, относительно задач, которые ставит заказчик.
• Маркетинговую стратегию, благодаря которой мы с вами точно будем понимать, какие задачи бизнеса закрывает событие, и какими методами мы будем продвигать событие на рынке.
• Контроль всех этапов организации события, привлечение подрядчиков, управление бюджетом события.
• Создание брендбука и индивидуальной айдентики, концепции события, отрисовку визуальных элементов и создание всех дизайн макетов под задачи проекта: от лендинга и сайта по продаже билетов, до создания и оформления ленты в фирменном стиле всех каналов и соцсетей.
• Оформление всех сопутствующих промо материалов - презентации проекта, баннеры для рекламы, афиши, посты в соцсети, презентации спикеров, а также отчетные документы после завершения проекта.
• Создание промо ролика события для рекламы.
• Создание и реализация контент - плана события - в социальных медиа (предварительно выбрав каналы), а также на других площадках в диджитал пространстве.
• Разработка и создание системы чат-ботов, которая будет собирать базу заинтересовавшихся вашим событием потенциальных участников и, возможно, будущих клиентов бизнеса.
• Создание ботов, курирующих по основным вопросам проекта всех подтвердивших участие гостей.
• Рассылка сообщений участникам и администрирование всех вопросов по событию.
• Возможна организация заселения в отели, договоренностей со скидками для проживания в ряде отелей, ближайших к площадке события.
• Организация поофессионального нетворкинга в любых форматах. Мы делаем события, с которых все гости уезжают сплотившимися и продолжают общение. Нетворкинг в одна из наших сильнейших сторон. Наша команда успешно проводит нетворкинги на конференциях уже 4 года ЗАКАЗАТЬ ТОЛЬКО НЕТВОРКИНГ.
• Организация мобильной съемки на событии от нашей команды.
• Профессиональное ведение и модерация события.
• Организация фотосъемки с предварительной постановкой тз фотографу.
• Съемки интервью и подкастов с гостями события.
• Монтаж медиа-материалов после события - клипы, подкасты, промо - ролики и др. Обговаривается индивидуально.

Клиент может участвовать в ключевых утверждениях, сохраняя время и контроль, или делегировать организацию определенных блоков мероприятия под контроль нашей команды.

Подходит как для брендированных событий (соответствующих ДНК бренда), так и для событий под конкретную концепцию (корпоратив, фестиваль, конференция, тимбилдинг).

Полный цикл: 8 этапов, за которые отвечает команда

1. Стратегия и брифинг

Глубокое погружение в задачи бизнеса, анализ ЦА, конкурентов и определение чётких KPI события.

2. Разработка концепции

Создание идеи, названия, слогана, визуальной айдентики и общего сценария. Предоставляется 2–3 сильные концепции на выбор.

3. Планирование и бюджетирование

Детальный таймлайн, прозрачный бюджет с несколькими вариантами и резервом на форс-мажоры.

4. Логистика и техническое обеспечение

• Поиск и аренда площадки
• Оборудование, свет и звук
• Транспорт, проживание

5. Контент и программа

Подбор спикеров и артистов, создание интерактивных зон, фотозон, видео- и анимационного контента, репетиции.

6. Продвижение и приглашения

Разработка стратегии маркетинга, работа с инфлюенсерами, СМИ, SMM, email-рассылки.

7. Исполнение на площадке

Полная координация мероприятия в режиме реального времени: ведущие, диджеи, хостес, операторы мобильной съёмки, фотографы.

8. Постпродакшн и отчёт

Монтаж видео-хайлайта, фотоотчёт, сбор обратной связи, детальная аналитика по KPI и рекомендации на будущее.

Один из наших кейсов

С 2025 года наша команда стала соорганизатором крупной конференции совместно с Роскачеством.

Начинали с нуля: разработали маркетинговую стратегию, презентовали её руководству, создали брендбук конференции и все фирменные элементы стиля. Полностью подготовили презентации для всех спикеров, подготовили лендинг, визуалы для продажи билетов, систему ботов и провели комплексное продвижение.

Особое внимание уделили нетворкингу — добавили preparty-мероприятие, тематические блоки, зоны для общения и механики, которые помогли участникам быстро находить полезные контакты

Также мы вели переговоры с партнёрами, делая их участие максимально результативным. Один из партнеров - компания Fitostor, занимающаяся озеленением пространств, оформила зоны для нетворкинга стильным оазисом.

В итоге конференция прошла на высоком уровне, а после мероприятия мы подготовили подробный отчёт с цифрами, отчётный ролик и материалы для дальнейшего использования.

Результат: успешное мероприятие + продолжающееся сотрудничество. Сейчас мы регулярно участвуем в организации конференций Роскачества, уже зная все нюансы бренда и работая ещё эффективнее.

Главные выгоды организации события под ключ

• Значительная экономия времени руководителей и маркетологов
• Единый стиль и высокое качество — всё работает на одну концепцию
• Профессиональный креатив и свежие решения от людей, которые делают более 50 мероприятий в год
• Оптимизация бюджета за счёт партнёрских скидок и опыта
• Измеримый результат — вы получаете не просто мероприятие, а работающий маркетинговый инструмент
• Долгосрочное партнёрство — команда уже знает ваш бренд и может быстро масштабировать форматы

Когда особенно выгодно заказывать мероприятие под ключ

• Запуск нового продукта
• Юбилей компании или важная корпоративная дата
• Необходимость изменить восприятие бренда
• Мероприятие от 80–100 гостей
• Желание получить сильный медийный и вирусный эффект
• Отсутствие в штате опытного event-менеджера

Организация события «под ключ» — это не только удобство, это инвестиция в результат. Вместо множества подрядчиков и головной боли вы получаете одного надёжного партнёра, который отвечает за всё.

Хотите, чтобы ваше следующее мероприятие стало событием, о котором будут говорить ещё долго?

Оставляйте заявку — проведём бесплатную стратегическую сессию и предложим 2–3 концепции специально под ваши задачи.